Torna a la presentació

Torna a l'índex del tema

3. Què entenem per gestió de la informació?

La gestió de la informació es pot definir com el conjunt d’activitats realitzades amb la finalitat de controlar, emmagatzemar i, posteriorment, recuperar adequadament la informació produïda, rebuda o retinguda.
Pel que fa a la gestió de la informació s’ha aconseguit arribar a implantar sistemes que permeten que la informació pugui ser compartida por tots.
En el centre de la gestió de la informació es troba la gestió de la documentació (la informació que queda plasmada en els documents) i que pot ser de tres tipus:

- Interna: que fa referència a aquella documentació generada o rebuda per la persona diàriament.
- Externa: a més a més de la documentació produïda per la pròpia persona o grup de treball, aquesta i les persones que treballen en ella necessiten, a vegades, consultar i manejar fonts de informació externes : llibres, revistes, Internet...
- Pública: és aquella documentació que es produeix de cara al públic, per a comunicar fets, activitats, actes... per exemple, les memòries, la pàgina web, el bloc...


  • Com gestionar la informació:

Ø Determinar la informació necessària:
Durant la planificació, gestió i supervisió, de qualsevol treball, es genera molta informació. Part d'ella és necessària per organitzar-se de manera immediata, però l’altra part és necessària per organitzacions o treballs posteriors.

Ø Obtenir, recollir i analitzar la informació per gestionar-la:
Actualment la informació es pot aconseguir de milers de fonts: informes, llibres, formularis, resums, entrevistes, observacions, experiències, mapes, d’Internet...

Ø Registrar i recuperar la informació quan sigui necessària:
És important guardar la informació per a futures referències. El principi més important del registre d'informació és la facilitat amb què s’han de poder recuperar.

Ø Utilitzar la informació:
Es pot utilitzar per solucionar problemes comunitaris, determinar recursos, demanar suports, planejar futurs treballs...

Ø Divulgar el flux d'informació:
Perquè la informació tingui un ús comunitari, ha de compartir-se amb els altres interessats o usuaris. Aquesta informació pot ajudar-los a trobar diferents i variats significats o usos relacionats.



L'impacte dels canvis econòmics, polítics, culturals, tecnològics i socials, entre altres, ha originat una revolució en la matèria de la gestió de la informació. En l’actualitat, un recurs vital en qualsevol persona és la incorporació de les noves tecnologies i les eines que ens aporten productes informatius. Això ha constituït un gran repte i alhora una oportunitat per a les ciències de la informació i per al món modern, per tant, un concepte important la gestió de la informació.

La gestió de la informació es vincula amb la generació i l’aplicació d’estratègies, així com amb el desenvolupament d'una cultura organitzadora i social dirigida a l'ús racional i eficient de la informació en funció dels objectius i les metes que ens marquem.
La informació es mou en l’entorn a xarxes formals i informals. La seva infraestructura és complexa, està composta per: cables, bústies de correu electrònic, adreces, pàgines web, etc.

Les estratègies actuals per a la gestió de la informació han de respondre als nous tipus de demandes, resultants de l'aparició de tendències més modernes. En la creació dels nous sistemes de gestió de la informació és imprescindible considerar les fonts de documentació com: les dades, els documentals, les experiències, els mitjans de comunicació, els sistemes informàtics...

Quan ens referim a l’aprenentatge en la gestió de la informació, parlem del procés integrador de coneixements, habilitats i actituds per aconseguir canvis o millores en la resolució de problemes, ens referim a una acció que parteix de la informació coneguda i genera, al seu torn, un nou coneixement. El concepte d’aprenentatge és aplicable no només a les persones de manera individual, sinó també als equips i grups de treball. En tot treball és important la planificació estratègica que inclogui la gestió de la informació, de manera que garanteix el compliment de l’objectiu i finalitat, sent aquesta la manera de visualitzar els canvis que es volen i planificar les alternatives que es portaran a terme.

La gestió de la informació inclou, en primer lloc, l'etapa de coneixement de les necessitats informatives, per llavors poder dedicar-se a trobar la informació que ens cal per a satisfer aquestes necessitats. En segon lloc, una vegada obtinguda la informació, hem de gestionar els recursos d’informació, que garanteixen el flux de dades i la seva aplicació.


Els beneficis que aporta una bona gestió de la informació i que garanteixen el canvi són:

  • Major control de la informació.
  • Ràpida localització de la documentació requerida.
  • Homogeneïtzació de la documentació corporativa.
  • Accés fàcil als serveis d'informació importants que puguin donar suport.
  • Accés a la informació generada per una comunitat o grup de treball cooperatiu.
  • Control i comparació de les diferents versions dels arxius generats.
  • Estalvi dels recursos utilitzats a partir de l’emmagatzematge d'arxius electrònics.
  • Solució pràctica als problemes de localització de fonts internes i externes.
  • Coneixement per part de tots els usuaris de tots els recursos disponibles.
  • La consulta simultània i immediata per a diferents membres.
  • Millora en l’eficiència dels processos d’organització personal i grupal.

(Sandra Salinas Anguera)